POA dan SWOT

Posting POA ( Plan Of Action ) bag I
a. Pendahuluan
Suatu program kerja dalam suatu unit memerlukan suatu perencanaan yang baik dan terperinci agar proses tersebut dapat berjalan lancar, hasil yang tercapai maksimal, evaluasi dapat diarahkan untuk mengetahui hasilnya, dan dapat dimanfaatkan untuk bahan pengembangan lebih lanjut. Tanpa perencanaan yang baik maka suatu program akan sering mengalami hambatan sehingga hasil yang dicapai tidak akan maksimal.
Dalam suatu POA , harus terdapat rincian dari kegiatan yang akan dilaksanakan, agar para petugas pelaksana (provider) mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana prosesnya, dan kapan program kerja tersebut dilaksanakan. Jadi pada prinsipnya POA adalah rencana program kerja yang ditetapkan secara umum.
b. Penyusunan POA
Hal – hal yang harus terpenuhi dalam penyusunan POA yaitu :
Apa yang harus dilakukan ?
Masalah apa yang dihadapi ( identifikasi masalah )
Apa tujuan akhir dari rencana program tersebut sesuai dengan masalah yang ada ( tujuan umum ?
Jenis kegiatan apa yang akan dilaksanakan ?
Apa tujuan tiap – tiap kegiatan yang akan dilaksanakan untuk menapai tujuan akhir tersebut (tujuan khusus) ?
Bagaimana program tersebut dilaksanakan ?
Metoda dan teknik apa yang digunakan untuk melaksanakan tiap – tiap kegiatan;
bagaimana urutan kegiatan tersebut dalam pelaksanaannya, sehingga sampai pada tujuan akhir kerja.
Siapa yang melaksanakan dan siapa sasarannya.
Sarana apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut ( man, money, material )
kapan dan berapa lama kegiatan tersebut dilaksanakan ( jadwal kegiatan )
Evaluasi ( apa dan bagaimana )


I.IDENTIFIKASI MASALAH
Identifikasi masalah disini tidak hanya mengidentifikasi / merumuskan permasalahan yang terjadi dalam suatu instansi / unit. Tapi juga kelemahan atau faktor yang ingin digali / dikembangkan lebih dalam. Misalnya kompetensi, skill, sistem kerja, dll.

II.PRIORITAS MASALAH.
Apabila dalam periode tertentu kita tidak mampu menyelesaikan / melaksanakan program ( yang sesuai dengan masalah yang ada ),aka dalam situasi demikian harus bisa ditentukan prioritas mana yang akan kita laksanakan terlebih dahulu. Untuk menentukan prioritas tersebut, berbagai cara yang bisa ditempuh antara lain :
1.Prosentasi tertinggi dari setiap aspek yang sudah ditentukan / diidentifikasi.
2.Jumlah tertinggi dari prosentasi semua aspek setelah diakukan pembobotan terlebih dahulu. Jumlah aspek dikalikan dengan bobot ( ditentukan berdasarkan tingkat permasalahan ).

III.MENETAPKAN TUJUAN.
Dalam penetapan tujuan hendaknya memperhatikan beberapa aspek berikut :
1.Tujuan Umum.
dalam menentukan tujuan umum hendaknya selalu memperhatikan dan mengacu pada tujuan utama diadakannya kegiatan / aktivitas tersebut. Jika kegiatannya berupa pelatihan / in house training, tentunya tujuan utama adalah adanya peningkatan keterampilan dari peserta. Misalnya jika kegiatannya adalah pelatihan operator komputer, maka tujuan umumnya adalah :
“ Meningkatkan Keterampilan petugas Customer Service dengan mengadakan Pelatihan Operator Komputer agar petugas dapat menggunakan komputer menyusun laporan ”
2.Tujuan Khusus
Tujuan khusus adalah pengembangan dari tujuan umum. Misalnya tujuan yang terkandung dari setiap kegiatan pelatihan Komputer adalah peserta mampu untuk mengoperasikan komputer untuk program tertentu. Misalnya :
“Setelah pelatihan diharapkan petugas dapat :
Mengoperasikan program Open Office.org Writer
Mengoperasikan program Open Office.org Calc.
Mengoperasikan program Open Office.org Draw.

Untuk menyusun tuuan suatu kegiatan seperti pelatihan / in house training, maka perumusan tujua tersebut haruslah dalam bentuk tujuan perilaku atau biasanya disebut dengan “behavioral Objectives”. Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam membuat Behavioral Objectives yaitu :
1.Tujuan harus diukur.
2.Tujuan harus dapat diamati ( observable )
3.Tujuan harus dapat dicapai ( realible )

IV.JENIS KEGIATAN.
A. Menetapkan Jenis Kegiatan.
Jenis kegiatan disini adalah kegiatan yang perlu dilakukan untuk mempersiapkan kegiatan utama. Misalnya :
1.Kebutuhan tenaga
2.Kebutuhan buku panduan untuk pelatihan.
3.Kebutuhan sarana alat bantu belajar.
4.Kebutuhan biaya, dsb
Sehingga untuk memenuhi kebutuhan tersebut diatas maka kita tentukan jenis kegiatan serta tujuan kegiatan tersebut diatas. Misalnya :
1.Untuk kebutuhan tenaga pengajar apa yang harus dilakukan :
Menentukan jumlah tenaga pengajar yang dibutuhkan.
Menentukan anggaran yang ditetapkan untuk tenaga pengajar.
2.Untuk kebutuhan buku panduan untuk pelatihan yang harus dilakukan adalah :
Menentukan materi yang akan disampaikan.
Menentukan anggaran yang ditetapkan, dll
B. tahap – tahap Kegiatan.
Yang dimaksud dengan tahapan kegiatan adalah urut – urutan yang harus dilakukan dalam arti kegiatan apa yang harus dilaksanakan lebih dahulu sebelum kegiatan selanjutnya. Ada kalanya kegiatan tertentu mendahului kegiatan yang lain, tapi ada kalanya kegiatan tersebut dapat dilakukan bersama – sama.
Sebaiknya tahapan ini dibuat beberapa kelompok kegiatan, meliputi tahap pertama ( persiapan ), dan kelompok berikutnya merupakan tahap selanjutnya ( pelaksanaan ). pada akhirnya sampai pada tahap akhir dan kegiatan evaluasi ( tahap evaluasi ).

ANALISIS SWOT
SWOT adalah singkatan yg diambil dari huruf depan kata Strength, Weakness, Opportunity dan Threat, yg dalam bahasa Indonesia mudahnya diartikan sbg Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman.
Metoda analisa SWOT bisa dianggap sbg metoda analisa yg paling dasar, yg berguna utk melihat suatu topik atau permasalahan dari 4 sisi yg berbeda. Hasil analisa biasanya adalah arahan/rekomendasi utk mempertahankan kekuatan dan menambah keuntungan dari peluang yg ada, sambil mengurangi kekurangan dan menghindari ancaman.
Jika digunakan dgn benar, analisa SWOT akan membantu kita utk melihat sisi-sisi yg terlupakan atau tidak terlihat selama ini.
Berikut ini adalah contoh sederhana analisa SWOT yg dibuat oleh seorang cowok SMA saat ingin mulai aktivitas 'pacaran'.
Kekuatan
- Tampang saya cukup lumayan, otak juga gak bodo-bodo banget (3 besar di kelas)
- Selama ini punya cukup uang utk jajan, nonton, beli alat musik dan beli komik
Kelemahan
- Tidak percaya diri, masih ada minder terutama jika bertemu cewek yg agresif
- Tidak punya kendaraan pribadi
Peluang
- Punya banyak teman yg punya adik cewek cantik
- Di kelas, masih banyak murid cewek yg belum punya pacar
Ancaman
- Cowok dari kelas lain banyak yg ngeceng ke kelas gue
- dst
(Contoh di atas hanyalah fiktif belaka, jika ada kesamaan mohon dimaafkan)
Utk membantu membedakan apakah suatu hal digolongkan ke dalam kekuatan ataukah peluang bisa dilakukan dgn cara melihat asal dari suatu hal tsb.
Kembali ke contoh di atas, jika si cowok tsb ingat bahwa dia punya klub band, akan digolongkan kemanakah? Kekuatan atau peluang?
Ketika dia melihat bahwa klub band adalah sesuatu yg berasal dari luar dirinya, maka ia segera menggolongkan keberadaan klub band sbg peluang (yg harus ia manfaatkan tentunya).
Dgn kondisi SWOT seperti di atas, kira-kira apa hasil dari analisa-nya. Apa arahan langkah yg harus diambil oleh si cowok SMA tadi saat memulai kegiatan pacaran?
1. Tabung uang yg ia miliki utk beli motor buat modal pacaran
2. Hindari cari pacar di kelasnya, mending cari adik cewek temannya (masih lebih gampang diboongin, he he he)
3. Lebih rajin latihan Band dan cari kesempatan utk manggung sehingga lebih terkenal dan jadi rebutan cewek
4. Rajin gaul supaya berkurang mindernya
(sekali lagi, rekomendasi ini juga fiktif belaka...)
Hal penting yg harus diingat selama menggunakan analisa SWOT adalah semua yg dituliskan haruslah jujur dan berdasarkan fakta. Bayangkan jika si cowok di atas hanya berandai-andai bahwa ia punya cukup uang jajan, maka arahan utk menabung uang jajan buat beli motor pun jadi tidak berguna.
Berikut ini dijelaskan tambahan hal-hal yg biasanya menjadi:
• Kekuatan:
1. Knowledge atau kepakaran yg dimiliki
2. Produk baru atau pelayanan yg unik
3. Lokasi tempat perusahaan berada
4. Kualitas produk atau proses
• Kelemahan:
1. Kurangnya pengetahuan marketing
2. Produk yg tidak dapat dibedakan dgn produk kompetitor
3. Lokasi perusahaan yg terpencil
4. Kualitas produk yg jelek
5. Reputasi yg buruk
• Peluang:
1. Pasar yg berkembang
2. Penggabungan 2-3 perusahaan atau aliansi
3. Segmen pasar yg baru
4. Pasar internasional
5. Pasar yg luang karena kompetitor yg tidak sanggup memenuhi permintaan customer
• Ancaman:
1. Kompetitor baru di area yg sama
2. Persaingan harga dgn kompetitor
3. Kompetitor mengeluarkan produk baru yg inovatif
4. Kompetitor memegang pangsa pasar terbesar
5. Diperkenalkannya pajak penjualan

Perhatian:
1. SWOT analysis bisa sangat-sangat subjective. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan yg sama menghasilkan SWOT yg berbeda. Dgn demikian, hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sbg arahan dan bukan pemecahan masalah.
2. Pembuat analisa harus sangat-sangat realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yg disembunyikan atau kekuatan yg tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakan
3. Analisa harus didasarkan atas kondisi yg sedang terjadi dan bukan situasi yg seharusnya terjadi
4. Hindari ”grey areas”. Utk memudahkan membedakan antara kekuatan dan kelemahan, selalu hubungkan situasi yg dihadapi dgn persaingan yg sedang berjalan. Apakah perusahaan Anda lebih baik dari kompetitor atau tidak?
5. Hindari kerumitan yg tidak perlu dan analisa yg berlebihan. Buatlah analisa SWOT sesingkat dan sesederhana mungkin
ANALISIS SWOT
Dalam Pengelolaan dan pengembangan suatu aktifitas memerlukan suatu perencanaan strategis, yaitu suatu pola atau struktur sasaran yang saling mendukung dan melengkapi menuju ke arah tujuan yang menyeluruh. Sebagai persiapan perencanaan, agar dapat memilih dan menetapkan strategi dan sasaran sehingga tersusun program-program dan proyek-proyek yang efektif dan efisien maka diperlukan suatu analisis yang tajam dari para pegiat organisasi. Salah satu analisis yang cukup populer di kalangan pelaku organisasi adalah Analisis SWOT.
Istilah SWOTdari perkataan :
Strength (kekuatan)
Weakness (kelemahan)
Opportunities (kesempatan)
Threats (Ancaman)

Maksud dari analisis SWOT ini ialah untuk meneliti dan menentukan dalam hal manakah "lembaga":
1. Kuat (sehingga dapat dioptimalkan )
2. Lemah(sehingga dapat segera dibenahi)
3. Kesempatan-kesempatan di luar (untuk dimanfaatkan)
4. Ancaman-ancaman dari luar (untuk diantisipasi)
Tahap awal dalam menjalankan SWOT :
? Membaca/menginventarisir latar belakang
? Membaca situasi dan kondisi sekarang.
Komponennya:
? Internal organisasi
? Object/sasaran
? Lingkungan lokal
? Lingkungan regional
Secara mudah analisis SWOT bisa dikelompokkan dalam dua kategori:
1. Internal Lembaga yaitu menyangkut Strength dan Weakness
Pertimbangan analisa:
H Sarana dan Prasarana
H Kumpulan pendapat
H Komparasi dengan lembaga lain
H Hasil pengamatan sendiri
Obyek analisa :
8 Kemampuan memimpin
8 Jumlah dan kualitas anggota
8 Kerapian organisasi (Struktur, AD/ART, kebijakan-kebijakan)
8 Aturan kedisiplinan
2. Eksternal Lembaga, yaitu menyangkut Opportunities dan Threats
Pertimbangan analisis :
8 Pengalaman kita sendiri
8 Kumpulan pendapat
8 Komparasi dengan lembaga lain
8 Pendapat para ahli
Obyek analisa :
8 Personal atau lembaga yang tengah berkuasa
8 Kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan
o Kejadian-kejadian atau peristiwa penting yang pernah terjadi

Langkah-langkah SWOT :
i Identifikasi semua hal yang berkaitan dengan SWOT
i Tentukan Faktor penghambat dan faktor pendukung
i Tentukan alternatif-alternatif kegiatan
i Rumuskan tujuan dari masing-masing kegiatan
i Ambil keputusan yang paling prioritas